هدف گذاری ،ایده پردازی، طراحی ، برنامه ریزی ، پایش ، تجدید نظر و ... ، همه و همه از ارکان یک مدیریت کارآمد هستند.

بسیاری از مدیران به تک تک این موارد باور دارند و اغلب اوقات به آنها فکر می کنند و تصمیمات مهمی هم برای آنها می گیرند که بسیار هم درست هستند، اما یک نکته را فراموش می کنند: "نوشتن" .

اگر یک مدیر هستید ، همه چیز را بنویسید. داشتن یک دفترچه یادداشت کوچک ، یا تبلتی که بتوانید مطالب تان را در هر موقعیتی وارد آن کنید ، یکی از اسرار ساده و در عین حال مهم مدیریتی است.
هر تصمیمی مادام که تنها در ذهن و حتی در زبان شماست ، از "ویروس ناپایداری" رنج می برد. تصمیمات عالی و ایده های خلاقانه زیادی در طول تاریخ مُرده اند ، فقط به این خاطر که فرصت جاری شدن بر روی کاغذ را نداشته اند.
 

 

مدیر ، اصولاً فردی پر مشغله است که بخش عمده وقت او به تفکر و تصمیم گیری برای هدایت بهتر می گذرد.
در جریان این تفکرات روزانه و توفان های فکری ، بسیاری از اندیشه ها و تصمیمات در ذهن او شکل می گیرند ولی به دلیل مشغله های فکری گوناگون تنها دقایق و حداکثر ساعاتی با او هستند و بعد به فراموشخانه می روند.
مثلاً مدیری حین گذر از خیابانی ، با بیلبوردی مواجه می شود که خبر از برگزاری نمایشگاهی می دهد که می تواند به هر دلیل ، مورد توجه وی باشد (مثلاً نمایشگاه زمینه مساعدی دارد که وی مدیر بازرگانی یا بازاریاب هایش را به آن بفرستد).
اگر این مدیر ، بخواهد صرفاً به حافظه بسنده کند ، احتمال این که بعد از مواجهه با اولین مساله پیش رو ، آن بیلبورد را فراموش کند ، دور از ذهن نیست اما اگر همان لحظه در دفترش یادداشت کوتاهی داشته باشد، موضوع، شانس بیشتری برای اجرایی شدن دارد.

با خود قرارداد جدی بگذارید که مدام به آن دفتر مراجعه کنید(جای آن دفترچه ، یا روی میز کارتان است یا در جیب تان و نه در هیچ محل دیگری). کارهای انجام شده را تیک بزنید و کارهای معوقه را به صفحات روزهای بعد منتقل کنید یا اگر اجرای آنها ملغی است ، رویش خط بکشید.

یادداشت های تان که پشت سر هم نوشته شده اند را با عدد گذاری در مقابل هر مورد ، اولویت بندی کنید.

برنامه هر روزتان را خیلی خلاصه در آن بنویسید ؛ مانند:
تماس با آقای ... درباره زمان بندی اجرای پله برقی پروژه ساختمانی نخل
بررسی پرونده تخلف آقای ... جهت تصمیم گیری
ملاقات با رئیس شرکت ... در ساعت 11 در دفترم
جلسه با خانم ... جهت اخذ گزارش کار گروه آی تی
فرستادن ماشین به نمایندگی برای بازدید دوره ای
بررسی و تأیید نهایی اقلام تبلیغاتی شرکت 
مشورت با آقای درباره پیشنهاد مشارکت موسسه ... 
تماس تلفنی با دوست دوران دانشجویی آقای ...
شرکت در جلسه اولیا و مربیان مدرسه فرزندم در ساعت 16
سپردن وظیفه بررسی شرکت یا عدم شرکت در نمایشگاه اردیبشهت ماه به معاونت بازرگانی
 
برخی از این کارها را باید در همان روز انجام داد و برخی را می توان به روزهای بعد موکول کرد. مهم این است که نوشته شوند تا از قلم نیفتند و به فکر مدیر انسجام و آسودگی دهند. 
همان طور که می بینید ، حتی کارهای شخصی نیز باید نوشته شوند زیرا کار - چه شخصی و چه مربوط به وظایف خاص مدیریتی - زمان می برد.

هر شب ، مرور کوتاهی بر کارهای یادداشت شده ای که باید فردا انجام دهید داشته باشید. ضمیر ناخودآگاه تان در طول شب ، برنامه ریزی می کند و به راهکار ها می اندیشد.

نوشتن کارها ، ایده ها و تصمیمات ، کار ساده ای است ولی معجزه می کند ، زمان تان را تنظیم می کند ، مغزتان را از تلاش برای حفظ کردن کارها و ایده ها و تصمیمات خلاص می کند تا با آسودگی بیشتری به امور مهم بیندیشید.

این نوشته ها ، فهرست کارهای عقب مانده تان را یادآوری می کنند و به شما انگیزه بیشتری برای پیگیری می دهند.

وقتی به نوشته هایی که تیک خورده اند (کارهای انجام شده) نگاه می کنید ، به خود می بالید که این همه کار کرده اید.

زمانی که در می مانید که الان باید چه کار کنید ، فوراً دفترچه را باز کنید تا ببینید کدام نوشته ها ، منتظر تیک خوردن هستند و سپس بر اساس اولویتی که برایشان تعیین کرده اید ، انجام شان دهید. 

در واقع شما ، با نوشته های خودتان ، خودتان را مدیریت می کنید و این ، بسیار مهم تر از آنی است که در ابتدا تصور می شود.

یک خودکار و یک دفترچه یادداشت کوچک ، حتماً برای یک مدیر ، قیمت چندانی ندارد ولی عجب تحول شگفت انگیزی از آن بر می خیزد و به زودی به این نتیجه خواهید رسید که بهترین دستیارتان همین قلم و دفترچه یادداشت تان هستند.